Een andere kijk op documenten

Een andere kijk op documentenElke organisatie is anders, maar vrijwel elke organisatie werkt met documenten. Ooit was een document een fysiek object, een stuk papier, een stapel papier met een nietje er doorheen of een boek. Die vormen van documenten worden steeds schaarser. Steeds meer documenten zijn digitaal, in de vorm van office documenten, met als oerformaat het .doc document van Microsoft Office.  Maar ook die tijd ligt voor velen al ver in het verleden. Documenten zijn steeds vaker onderdeel van systemen, zonder een voor de gebruiker duidelijk formaat. De documenten ontstaan via templates of geavanceerde applicaties en worden beheerd door document management of Enterprise Content Management Systemen. Content is king.

En toch, het document leeft voort, op allerlei niveau’s. Het document heeft namelijk ook heel veel voordelen. Neem papier. Volledig papierloze organisaties zijn nog steeds schaars. Vijftien jaar geleden verscheen het boek The Myth of the Paperless Office van Abigail Sellen waarin ze haarfijn uitlegde waarom het nog heel lang zou duren tot we het papierloze kantoor zouden bereiken. Ze heeft gelijk gekregen. Papier heeft heel veel voordelen en het is een enorme klus om al die voordelen te repliceren in het digitale domein.

Papier is om te beginnen heel flexibel. Je neemt het overal mee naar toe, je kunt het makkelijk annoteren, je hebt geen stroom nodig, je kunt het ondertekenen, delen met iemand anders en ga zo maar door. Dat alles kunnen we nu ook met geavanceerde document management systemen, apps voor papierloos vergaderen op tablets, workflow- en digital signature systemen en ga zo maar door. Maar het realiseren van al die functionaliteit is een kostbare zaak. Dat is dan ook de reden dat de kantoren van Nederland nog steeds vol staan met printers en scanners. En in de digitale wereld maken we heel veel gebruik van PDF, een formaat ontwikkeld voor de print industrie om overal hetzelfde print resultaat te garanderen. PDF is een beetje een anachronisme in deze tijd en toch blijft het ongelofelijk handig. Kaper op de kust is wat mij betreft ePUB, het open ebook formaat, dat veel voordelen van PDF verbindt met leesbaarheid op elk device. PDF’s lezen op smartphones is immers verre van ideaal. Ik verwacht er veel van de komende jaren.

Hoe vind je als organisatie je weg in deze wereld? Met een goede partner die je wegwijs kan maken natuurlijk. En dan het liefst een onafhankelijke partner die het overzicht heeft over de hele problematiek. Dat is nu waar Zierleyn Consulting bij kan helpen. Ik ben niet gebonden aan een leverancier, ik probeer u niet een product te verkopen, ik probeer samen met u de beste oplossing te vinden.

Neem contact op voor een gesprek via christian@zierleyn.nl of bel via 06-39783526.