Een andere kijk op de omgang met documenten

Elke organisatie is anders, maar vrijwel elke organisatie werkt met documenten. Ooit was een document een fysiek object, een stuk papier, een stapel papier met een nietje er doorheen of een boek. Die vorm van documenten wordt steeds schaarser. Steeds meer documenten zijn digitaal, in de vorm van office documenten, met als oerformaat het .DOC document van Microsoft Office.  Maar ook die tijd ligt voor velen al ver in het verleden. Documenten zijn steeds vaker onderdeel van systemen, zonder een voor de gebruiker duidelijk formaat. De documenten ontstaan via templates of geavanceerde applicaties en worden beheerd door document management of zelfs Enterprise Contant Management Systemen. Content is king.

En toch, het document leeft voort, op allerlei niveau’s. Het document heeft namelijk ook heel veel voordelen. Neem papier. Papierloze organisaties zijn nog steeds schaars. Vijftien jaar geleden verscheen het boek The Myth of the Paperless Office van Abigail Sellen waarin ze haarfijn uitlegde waarom het nog heel lang zou duren tot we het papierloze kantoor zouden bereiken. Ze heeft gelijk gekregen. Papier heeft heel veel voordelen en het is een enorme klus om al die voordelen te repliceren in het digitale domein.

Papier is om te beginnen heel flexibel. Je neemt het overal mee naar toe, je kunt het makkelijk annoteren, je hebt geen stroom nodig, je kunt het ondertekenen, delen met iemand anders en ga zo maar door. Dat alles kunnen we nu ook met geavanceerde document management systemen, apps voor papierloos vergaderen op tablets, workflow- en digital signature systemen en ga zo maar door. Maar het realiseren van al die functionaliteit is een kostbare zaak. Dat is dan ook de reden dat de kantoren van Nederland nog steeds vol staan met zogenaamde Multifunction Printers, die overigens ook niet goedkoop zijn.

Hoe vind je als organisatie je weg in deze wereld? Met een goede partner die je wegwijs kan maken natuurlijk. En dan het liefst een onafhankelijke partner die het overzicht heeft over de hele problematiek. En dat, u raadt het al, is nu precies waar Zierleyn Consulting u bij kan helpen. Ik ben niet gebonden aan een leverancier, ik probeer u niet een product te verkopen, ik probeer samen met u de beste oplossing te vinden. Neem contact op voor een gesprek via christian@zierleyn.nl of bel via 06-39783526.